¿Cómo hacer una reunión telefónica eficaz estando al otro lado del mundo?

En nuestro negocio de consultoría, tenemos que comunicarnos con nuestros clientes a diario. Por supuesto, utilizamos el correo electrónico y la mensajería instantánea, pero también mantenemos reuniones telefónicas periódicas con uno o varios contactos.

He aquí algunos consejos para que todo vaya lo mejor posible.

1/ Ser puntual

Como probablemente ya haya notado, las reuniones rara vez comienzan a tiempo, incluso cuando todos trabajan en la misma sala.

Siempre hay un ritmo de 5 / 10 minutos para cuando todo el mundo llega y se instala. Esto es aún más cierto cuando tienes que conectarte a un Skype, enchufar un micrófono, …

Por lo tanto, es una cuestión de honor ser hiperpuntual, estar conectado y disponible a la hora prevista.

Puede que no sea suficiente para empezar la reunión a tiempo, pero no será culpa tuya 🙂

El simple hecho de ser siempre puntual es un verdadero signo de seriedad y ayuda a tranquilizar a su cliente, que no pensará que está pagando a un proveedor que bebe cócteles en la playa de Tailandia.

2/ Tener una buena conexión a Internet

Esto es absolutamente esencial para una buena calidad de audio. Por experiencia, es necesario tener una velocidad de Internet de al menos 1 MB/segundo en la velocidad de bajada y 1 MB/segundo en la de subida.

La velocidad de bajada no suele ser un problema (si no, te costará mucho trabajo)

El aumento de la velocidad es más un problema. En Turquía y Marruecos , donde llevamos casi 3 meses, la velocidad de subida es de unos 0,1 mb/segundo. Muy complicado hacer reuniones telefónicas en estas condiciones.

Afortunadamente, las redes móviles (3G / 4G) suelen ser mucho más rápidas y permiten realizar llamadas sin problemas. Por lo tanto, pasamos de nuestra conexión wifi a nuestra conexión móvil cuando necesitamos hacer una llamada.

Lo ideal es tener un plan B en caso de problema (una conexión wifi y una conexión móvil / dos conexiones móviles, …).

En cualquier caso, tener una buena conexión a Internet es tu problema, no el de tu cliente. Estás por tu cuenta 🙂

3/ Tener un buen equipo

No cometas el error de conformarte con el micrófono y el altavoz integrados en tu portátil.

No sólo la calidad del audio es mala, sino que además puede generar eco (el sonido de la persona con la que hablas se transmitirá al micrófono de tu ordenador y generará un bucle).

No hay que pensarlo, invierte en equipos de calidad para tu material de trabajo.

Prefiero los auriculares inalámbricos para tener más libertad de movimiento. Los auriculares Bose QuietComfort 35 tienen una calidad de audio increíble. Los Airpods de Apple son muy pequeños y se adaptan perfectamente a un estilo de vida nómada. Ambos dispositivos no tienen precio, pero el precio se va, la calidad se queda.

Ten una copia de seguridad de auriculares con cable estándar (como los Earpods de Apple) por si el Bluetooth no funciona o te quedas sin batería.

4/ Dar prioridad a las videoconferencias

Puede tener todas las herramientas necesarias para trabajar eficazmente a distancia, pero no ver nunca a su cliente sigue siendo una limitación.

Algunos estudios dicen que el 55% de la comunicación es no verbal (expresión facial, lenguaje corporal, …).

Hoy en día, todos los ordenadores portátiles están equipados con una cámara web. El uso de una solución de videoconferencia reducirá este inconveniente. También es agradable ver a la persona con la que estás hablando y te permitirá compartir tu pantalla si necesitas hacer una presentación.

Pero hay que evitarlo cuando se trabaja en pijama 🙂

5/ Proponer la solución de software adecuada

Por desgracia, muchas personas siguen sin estar acostumbradas a las conferencias telefónicas y carecen de los equipos de hardware y software adecuados.

Al principio de nuestra actividad nómada, no se hacían llamadas correctamente.

Aunque éramos 100% operativos por nuestra parte, siempre había un problema por parte del cliente.

Entre el cliente que no tenía instalado Skype, el que no encontraba su nombre de usuario y contraseña, el que no conseguía que su micrófono funcionara, … ¡Horror en cada reunión!

Su función es proponer a su cliente la solución adecuada para que funcione mejor.

Por mi parte, estas son las soluciones que recomiendo:

A/ Si sólo tengo un interlocutor

Volviendo a lo básico: le llamo directamente a su teléfono utilizando mi número de teléfono virtual francés. Me cuesta tres veces nada y es completamente transparente para mi cliente que no tiene nada que instalar y no necesita más hardware que su teléfono.

La solución ideal.

B. Si quiero hacer una videoconferencia..

Skype funciona muy bien bajo dos condiciones: que el cliente lo haya instalado y recuerde sus datos de acceso.

Te prometo que quieres eliminar esta parte aleatoria 🙂

La solución ideal para mí es Appear.in Es gratuito (limitado a 4 interlocutores simultáneos en la versión gratuita), no hay que instalar nada (utiliza su navegador en el ordenador o el móvil) y tu cliente no necesita registrarse (le das un simple enlace para compartir, siempre el mismo).

NB: La solución se llama ahora Whereby y hablo de ella en detalle en este artículo.

Es sencillo y eficaz.

Si tu cliente no tiene auriculares y no hay sonido, puedes incluso silenciar el sonido, mantener la imagen y llamarle con el A/

Con Appear.in, también puedes compartir tu pantalla (para ello, necesitas instalar un plugin en tu navegador, pero se hace en un solo clic).

C/ Si tiene varios interlocutores en varios lugares

La cosa se complica 🙂

Skype o Appear.in no son realmente opciones, siempre habrá una persona que llame que no tenga el equipo adecuado.

Gotomeeting es una excelente solución (de pago). Un poco en el mismo principio que Appear.in, podrás compartir un enlace (con un código de acceso) para el aspecto visual sin necesidad de instalar nada.

Para el audio, cada orador puede elegir: si está equipado, puede utilizar sus propios auriculares. Si no, pueden llamar a un número de teléfono gratuito (con un código de acceso) y utilizar así su teléfono como para una llamada clásica.

Una excelente solución.

EDIT: Hangouts Meet, en su versión de pago, ofrece la misma funcionalidad. Ahora es la solución que utilizo más a menudo.

Conclusión

Estos consejos son relativamente básicos, pero si los sigues todos, serás más eficaz que el 90% de tus competidores, sean nómadas o no.

Ganará profesionalidad ante sus clientes, que poco a poco se olvidarán de que está a miles de kilómetros.